Firmy administracji powszechnej, ale też wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwa prywatne stosują, w swej działalności, pieczątki imienne poszczególnych pracobiorców. Nie każdy ma taką prywatną pieczątkę. Dotyczy to zaangażowanych na stanowiskach powiązanych z pracą biurową i wszelkimi obowiązkami spełnianymi w zewnętrznym obiegu dokumentów. Z pewnością pieczątki informują nas o danych osoby, która rozpatruje sprawę lub absorbuje się daną problematyką. W ten sposób mamy świadomość, do kogo zgłosić się w razie dowolnych pytań lub wyjaśnień. Pieczątki imienne zawierają stricte wyznaczone dane pracownika. Są to, naturalnie, imię i nazwisko, jak również zajmowane stanowisko pracy. Wielokrotnie wykorzystuje się też wszelkiego typu tytuły naukowe oraz zawodowe. W takim razie pieczątki warszawa stanowią własność tylko i wyłącznie wskazanych pracowników. Nikt nie ma prawa korzystać z nich poza samymi posiadaczami. W przypadku zwolnienia danego zatrudnionego, pieczątka zostaje, na jego oczach, zniszczona. W wypadku jednostek publicznych odbywa się to komisyjnie.